Jak dbać o komunikację i dobre relacje w zespole hybrydowym?

Praca hybrydowa - wolność dla pracownika, wyzwania dla menedżerów

Praca hybrydowa dała pracownikom niespotykaną wcześniej wolność. Dzięki możliwości pracy zdalnej wielu z nich odnalazło nowe pokłady efektywności, lepiej organizując swój czas i ciesząc się większą satysfakcją z wykonywanych zadań. Jednak dla liderów ta zmiana okazała się prawdziwym wyzwaniem. Utrata bezpośredniego kontaktu z zespołem ograniczyła ich tradycyjne narzędzia zarządzania, takie jak bieżąca kontrola czy szybkie, osobiste interakcje. Zbudowanie spójnej, silnej kultury organizacyjnej stało się trudniejsze, gdy wszelkie rozmowy przeniosły się do komunikatorów. Menedżerowie muszą teraz stawiać cele, monitorować postępy i budować zaangażowanie pracowników na odległość, a to często prowadzi do poczucia braku kontroli i wyzwań związanych z utrzymaniem lojalności i wzajemnego zaufania w zespole.

Zasady efektywnej komunikacji w zespole hybrydowym

Podstawową zasadą jest jasność – każdy członek zespołu powinien wiedzieć, jakie są oczekiwania, cele i terminy. Regularność komunikacji, zarówno w formie formalnej, jak i nieformalnej, pomaga zminimalizować ryzyko nieporozumień. Codzienne krótkie spotkania online, popularne daily stand-upy, pozwalają na szybkie podsumowanie postępów, ustalanie priorytetów i na bieżąco rozwiewanie wszelkich wątpliwości.

Wybór odpowiednich narzędzi komunikacyjnych to kolejny ważny element. Dobrze dobrane aplikacje, takie jak Slack, Microsoft Teams czy Zoom, wspierają płynną wymianę informacji i umożliwiają integrację zespołu mimo fizycznej odległości. Ważne jest jednak, aby unikać nadmiaru narzędzi, które mogą przytłoczyć zespół. 

Nie można zapomnieć o aspektach miękkich – empatia i umiejętność słuchania są niezwykle istotne w tworzeniu otwartego i zaufanego środowiska pracy. Aby podnieść umiejętności w tym zakresie, warto skorzystać ze szkoleń z podstaw komunikacji. 

Czy da się zbudować relacje w zespole rozproszonym?

Prowadzone badania wykazały, że dystans geograficzny i psychiczny to dwa różne aspekty. Do budowania relacji konieczna jest odpowiednia komunikacja i wzajemne poznanie siebie. 

W pracy zdalnej brakuje spontanicznych okazji do rozmów, takich jak spotkania przy ekspresie do kawy czy wspólne wyjścia na lunch. Dlatego, aby zespół mógł zacieśniać więzi, liderzy muszą zadbać o regularne interakcje. Dzięki trosce o komunikację i tworzeniu przestrzeni do integracji, nawet hybrydowy zespół może stać się silnie zżytym, wspierającym się kolektywem. 

Jak wzmacniać relacje w zespole hybrydowym?

Wzmacnianie relacji w zespole hybrydowym wymaga zrozumienia specyficznych wyzwań, z jakimi mierzą się zarówno pracownicy zdalni, jak i ci pracujący w biurze. 

Stworzenie wspólnego celu

Zespół hybrydowy może działać efektywnie, tylko wtedy, gdy wszyscy jego członkowie czują, że dążą do wspólnego celu. Pracownik powinien wiedzieć, do czego zmierza, i jak jego indywidualne działania wpływają na sukces całej grupy. Wspólny cel daje motywację do działania, a także sprawia, że ludzie czują się częścią większej całości. Zespół musi wiedzieć, że praca ma sens i realnie wpływa na sukces firmy. Warto wyznaczać cele, które są ambitne, ale jednocześnie osiągalne. Każdy pracownik powinien widzieć, że jego wkład jest wartościowy i że dzięki współpracy możliwe jest osiągnięcie wielkich rzeczy.

Budowanie kultury zespołu opartej na zaufaniu 

Warto również stworzyć przestrzeń do wymiany pomysłów i wspólnego rozwiązywania problemów. Regularne burze mózgów online i stacjonarnie, podczas których każdy może przedstawić swoje sugestie, pomogą w rozwiązaniu wyzwań oraz wzmacniają zaangażowanie. Gdy pracownicy widzą, że ich opinie są brane pod uwagę, czują się bardziej związani z zespołem i firmą.

Elastyczność i indywidualne podejście

Liderzy, którzy dostosowują się do różnorodnych potrzeb swoich pracowników, zyskują ich zaufanie i lojalność. W rzeczywistości każdy członek zespołu ma swoje indywidualne preferencje, wyzwania oraz styl pracy - niektórym łatwiej wykonuje się obowiązki w biurze, a inni lepiej radzą sobie w zaciszu domowym. Warto rozwijać empatię poprzez regularne zapytania o samopoczucie zespołu, wsparcie dla pracowników zdalnych oraz rozumienie ich indywidualnych potrzeb, np. elastycznych godzin pracy.

Dbanie o regularne feedbacki 

Regularny feedback jest niezbędny dla rozwoju każdego członka zespołu. Docenianie osiągnięć, niezależnie od tego, czy są to duże sukcesy czy małe kroki, pomaga utrzymać zaangażowanie i motywację. W przypadku zespołu hybrydowego warto stosować różnorodne metody udzielania feedbacku – zarówno indywidualne, jak i grupowe. Techniki w tym zakresie można doskonalić na szkoleniu trudne rozmowy i udzielanie informacji zwrotnej prowadzonym przez Twoje Motywacje. 

Ważna jest też regularna celebracja małych i dużych osiągnięć zespołu. Pokazuje, że sukcesy, które osiąga team hybrydowy, są wynikiem wspólnej pracy, a nie tylko indywidualnych starań. 

Źródła:

1) https://elsevier-ssrn-document-store-prod.s3.amazonaws.com/11/01/13/ssrn_id1739921_code388362.pdf