Czy każdy przedsiębiorca powinien mieć konto firmowe? Teoria i praktyka

Którzy przedsiębiorcy są zwolnieni z posiadania konta firmowego?

Przepisy polskiego prawa ściśle określają, które podmioty powinny, a które nie muszą mieć konta firmowego. Zgodnie z nimi zwolnieni z prowadzenia osobnego rachunku są mikroprzedsiębiorcy. Pod tym pojęciem ustawodawca rozumie działalności gospodarcze prowadzone przez osoby, które:

• w przynajmniej jednym roku spośród dwóch lat obrotowych zatrudniały średniorocznie mniej niż 10 pracowników;
• w analogicznym okresie osiągnęły obrót ze sprzedaży dóbr i usług nieprzekraczający 2 mln euro (dotyczy również firm, które rozliczają się w polskiej walucie);
• wykazały w tym czasie sumę aktywów bilansu nieprzekraczającą tej wyznaczonej prawem kwoty;
• wykonywały transakcje nieprzekraczające pułapu 15 tys. zł (liczba płatności w ich ramach nie ma znaczenia).

Podmioty gospodarcze zobowiązane do założenia konta firmowego

Ujęte w prawie wyjątki tylko częściowo wskazują, które działalności gospodarcze powinny mieć osobny rachunek w banku. Przepisy ściśle określają nie tylko maksymalną liczbę pracowników i limit dochodów, ale także formy prawne przedsiębiorstw. Do grupy podmiotów zobowiązanych do założenia konta firmowego należą:

• spółki jawne;
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• spółki akcyjne;
• fundacje i stowarzyszenia (z wyjątkiem prowadzonych w formie jednoosobowych działalności gospodarczych).

W przypadku wymienionych osób prawnych ustawodawca nie bierze pod uwagę średniorocznej sumy transakcji oraz liczby pracowników. Jeśli więc przykładowa spółka z o.o. opłaca 9 zatrudnionych, powinna rozliczać się przy pomocy konta firmowego.

Przepisy zebrane w ustawie Prawo przedsiębiorców zostały uchwalone jeszcze w latach 90. Trzeba jednak pamiętać, że były już nowelizowane i możliwe są kolejne aktualizacje. Przed założeniem firmy lub zmianą jej formy prawnej należy sprawdzić treść ustaw obowiązujących w danym momencie.

Pomocą jest SMART Bankier.pl – serwis z poradami finansowymi i porównywarka ofert kont, w tym firmowych. Warto zajrzeć na stronę internetową www.bankier.pl/smart/obowiazkowy-rachunek-przedsiebiorcow-czy-trzeba-miec-konto-firmowe, żeby na bieżąco być z obecnym stanem prawnym.

Czy prowadzenie firmy bez konta firmowego jest możliwe?

Wyjątki zawarte w przepisach dają niektórym przedsiębiorcom większe pole manewru niż innym. W praktyce tylko niewielka grupa może korzystać z tej szansy. Nawet osoby mające jednoosobową działalność zwykle i tak muszą założyć konto firmowe. Dlaczego? Przyczyną są trzy paragrafy stanowiące, że:

• do rozliczania się poprzez rachunek dla przedsiębiorstwa powinno dojść, gdy transakcja dotyczy dwóch podmiotów gospodarczych;
• rachunek firmowy będzie niezbędny, jeśli kwoty przekazywane do firmy za produkty i usługi przekraczają 15 tys. zł;
• przedsiębiorca jest podatnikiem VAT.

Wymagania prawne wykluczają m.in. osoby zarabiające pieniądze na mocy umów B2B. W takim układzie dochodzi do zapłaty za np. usługę, którą firma-zleceniodawca przekazuje zleceniobiorcy mającemu jednoosobową działalność. W przypadku wielu z nich spełniony bywa również drugi warunek, czyli realizacja transakcji w kwocie przekraczającej ustawowo wyznaczony limit.

Wymóg posiadania konta firmowego mają także płatnicy VAT. W tym przypadku powód jest prosty – w danych udostępnianych na białej liście podatników może się znaleźć tylko taki rachunek.

Przedsiębiorcy o tym statusie są ponadto zobowiązani do założenia konta umożliwiającego dokonywanie podzielonych płatności. Jedno z nich służy do regulowania podatków, a drugie do gromadzenia dochodów ze sprzedaży lub świadczenia usług.

Inne argumenty za założeniem konta firmowego

Poza prawnymi powodami istnieją też inne, które wpływają na to, że trudno obyć się bez konta firmowego. Pierwszy zawarty jest w regulaminach banków. Bywa, że mimo przepisów placówki często nie zezwalają na zakładanie rachunków osobistych w celu gromadzenia przychodów z tytułu prowadzonej działalności.

Przed podjęciem decyzji warto też zadać sobie pytanie, czy brak konta firmowego nie stanie się problemem. Klienci biznesowi najprawdopodobniej będą sprawdzać białą listę podatników VAT, żeby upewnić się o legalności podmiotu, z którym zamierzają współpracować. W tym spisie figurują bowiem przedsiębiorcy, którzy oznaczeni są innym statusem.

Osobne konto firmowe ułatwia ponadto kontrolę nad majątkiem. Dzięki niemu przedsiębiorca wie, jakimi pieniędzmi dysponuje, a więc ile środków ma na prywatne wydatki, działalność gospodarczą oraz do oddania urzędom. Dwa odseparowane rachunki ułatwiają więc zarządzanie domowym budżetem oraz księgowością swojej, nawet tylko jednoosobowej, firmy.

Udogodnienia dla posiadaczy kont firmowych

Do założenia konta firmowego mogą przekonać także dodatkowe usługi, jakie banki świadczą przedsiębiorcom. Wielu z nich, szczególnie początkujących, ma szansę przekazać prowadzenie ksiąg rachunkowych specjalistom. W ten sposób osoba prowadząca działalność zyskuje okazję na zaoszczędzenie pieniędzy, które musiałaby wydać na opłacenie biura zajmującego się księgowością.

Z czasem firma może przestanie być jednoosobową działalnością lub będzie wymagała inwestycji z innych powodów. W takiej sytuacji niejednemu przedsiębiorcy przyda się kredyt na warunkach dopasowanych do potrzeb podmiotów gospodarczych. Ich warunki są inne niż propozycje przygotowywane dla klientów indywidualnych i korzystniejsze, gdy środki ma spłacać firma, a nie osoba prywatna.

Otwarcie konta firmowego warto rozważyć jeszcze z powodu premii dawanych przez banki. Często wystarczy wykonać tylko jeden przelew do ZUS-u albo urzędu skarbowego, żeby zyskać kilkaset złotych. Dodatkowe sumy można zdobyć za realizowanie innych transakcji i z wielu innych powodów. Co ważne, warunki, które trzeba spełnić, nie są zaporowe. Wręcz przeciwnie, na dodatkowe środki ma szansę niemal każda osoba prowadząca firmę.