Dlaczego warto sprawdzić kontrahenta i jak to zrobić?

Dlaczego warto sprawdzać kontrahentów?

Współpraca z nowym kontrahentem może zapewnić Twojej firmie szereg korzyści. Jednak pod warunkiem, że jest on uczciwy i wiarygodny! Sprawdzanie kontrahentów ma na celu wyeliminowanie ryzyka związanego z nawiązaniem współpracy z firmą, która np. nie reguluje swoich zobowiązań lub wręcz w ogóle nie działa legalnie. Współpraca z fikcyjnym czy nieuczciwym partnerem może bowiem oznaczać dla Twojej firmy utratę pieniędzy lub towaru, a także odpowiedzialność podatkową za jego zobowiązania. Tego typu potknięcia mogą szybko doprowadzić do utraty płynności finansowej, a tym samym nawet upadłości przedsiębiorstwa.

Obecnie dostęp do wielu kluczowych informacji na temat podmiotów gospodarczych jest powszechny. Warto z tego skorzystać, aby móc współpracować jedynie z rzetelnymi kontrahentami i jednocześnie zachować płynność finansową własnej firmy

Jak sprawdzić kontrahenta?

Na czym polega sprawdzenie kontrahenta i jak to zrobić? W pierwszej kolejności należy zweryfikować, czy dana firma w ogóle istnieje, czy jest aktywna, kiedy została założona oraz kto ją prowadzi. Najprostszym sposobem na pozyskanie tych podstawowych informacji jest sprawdzenie firmy po NIP. Każde przedsiębiorstwo ma przypisany indywidualny Numer Informacji Podatkowej. Za jego pomocą można sprawdzić dane kontrahenta w wielu rejestrach, takich jak:

• Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEiDG) – jeśli przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, znajdziesz tu informacje o dacie jej rozpoczęcia, statusie (aktywna, zawieszona itp.), adresie, rodzaju działalności czy też objęciu przedsiębiorstwa postępowaniem naprawczym lub restrukturyzacyjnym;
• Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – gromadzi on i udostępnia informacje na temat spółek prawa handlowego, w tym dotyczące formy działalności, adresu, daty założenia firmy, sposobu reprezentacji wysokości kapitału zakładowego czy liczby wspólników;
• Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON) – gromadzi informacje na temat spółek cywilnych (dane ich wspólników sprawdzisz natomiast w CEiDG).

Skorzystanie z tych rejestrów wymaga jedynie podania numeru NIP, KRS lub REGON przedsiębiorstwa. Chcesz sprawdzić firmę, ale nie znasz jej numeru NIP, KRS czy REGON? Jeśli dysponujesz jej nazwą lub adresem, możesz ją znaleźć w bazie CEiDG (w przypadku działalności jednoosobowych) lub KRS (w przypadku spółek handlowych).

Sprawdzenie kontrahenta zagranicznego

Jeśli Twój kontrahent ma siedzibę w innym kraju UE, jego dane sprawdzisz w systemie informatycznym VIES (VAT Information Exchange System). Jest to wyszukiwarka pozwalająca zweryfikować, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. To konieczne, by zastosować do tych transakcji stawkę 0% VAT.

Aby sprawdzić europejskiego kontrahenta, należy podać jego numer VAT UE oraz państwo, w którym zarejestrowana jest firma.

Biała lista podatników VAT

Zanim dokonasz jakiejkolwiek płatności na rzecz krajowego kontrahenta, musisz natomiast sprawdzić, czy widnieje na tzw. białej liście podatników VAT. Jest ona dostępna na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Wystarczy podać NIP lub REGON podmiotu albo wyszukać go po nazwie. Za sprawą białej listy sprawdzisz:

• czy kontrahent jest obecnie czynnym podatnikiem VAT,
• czy był czynnym podatnikiem VAT na dzień wskazany w zapytaniu,
• kiedy został zarejestrowany lub wykreślony z rejestru VAT.

Co niezwykle istotne, lista pozwala również zweryfikować przypisane do danego podmiotu rachunki bankowe potwierdzone przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. To właśnie na taki rachunek musisz dokonać przelewu będącego płatnością za fakturę.

Sprawdź kondycję finansową kontrahenta

Przed nawiązaniem współpracy warto również sprawdzić, czy podmiot jest wypłacalny.

Możliwość zabezpieczenia się przed nierzetelnym partnerem biznesowym daje przedsiębiorcom  BIG InfoMonitor. Od początku tego roku do rejestru dłużników prowadzonego przez BIG InfoMonitor złożono 17,5 mln zapytań o kondycję finansową osób i firm. Klienci Biura pobierają w tym roku 2,5 mln raportów miesięcznie (w ubiegłym było to średnio 2,3 mln). Raporty pokazują wiarygodność płatniczą i są potrzebne wszędzie tam, gdzie przedsiębiorca oferujący odroczoną płatność chce się upewnić, że partner nie ma przeterminowanych długów ryzyko, że nie zapłaci zobowiązań na czas, jest niższe.

Na wzrost zainteresowania weryfikacją wiarygodności kontrahentów wpływa problem zatorów płatniczych i niepewna sytuacja gospodarcza. Suma nieuregulowanych faktur firm oraz rat kredytów opóźnionych o min. 30 dni wzrosła przez rok o 3,3 mld zł i na koniec maja br. wynosiła 41,5 mld zł (dane BIG InfoMonitor oraz BIK).

Pamiętaj! Nie warto pomijać żadnego z kroków weryfikacji kontrahenta czy też bazować jedynie na intuicji. Dzięki opisanym wyżej metodom chronisz bowiem swoją firmę przed oszustwem, utratą płynności finansowej i innymi zagrożeniami!

Opracowano na zlecenie Biura Informacji Kredytowej SA