Dokumentacja pracownicza - jak ją przechowywać i dbać o ochronę danych pracowników?

Co to jest dokumentacja pracownicza i jakie dokumenty obejmuje?

Dokumentacja pracownicza składa się z akt osobowych pracowników oraz innych dokumentów, które są związane ze świadczeniem stosunku pracy. W dokumentach zwykle są:

• Ewidencja czasu pracy.
• Wnioski urlopowe i dokumenty potwierdzające korzystanie z urlopu.
• Listy lub karty wypłaty wynagrodzeń lub innych świadczeń.
• Karty przydziału odzieży i obuwia pracowniczego, środków ochrony indywidualnej, itp.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej należy do obowiązku zarówno pracodawcy, jak i zleceniodawcy. Niezależnie od rodzaju dokumentacji pracownika prowadzi się również dokumentację dla ZUS-u i organów podatkowych.

Jakie są kary za brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej lub prowadzenia jej w sposób nieprawidłowy będzie karany grzywną w wysokości nawet do 30 tysięcy złotych!

Jak przechowywać dokumentację pracowniczą?

Przechowywanie dokumentacji pracowników może odbywać się w dwóch formach – klasycznej papierowej lub elektronicznej. Akta muszą być zabezpieczone w odpowiedni sposób, aby osoby nieuprawnione nie miały do nich dostępu.

Dlatego znacznie lepszym wyborem jest elektroniczna ścieżka, ze względu na większe możliwości zabezpieczenia danych oraz dostępu.

Jednym z rozwiązań, które gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa i prawidłowości przechowywania danych pracowników jest narzędzie e-kadry od Primesoft, które umożliwia zarządzanie dokumentacją kadrową w firmie i dokumentami pracowników.

W wygenerowanej przez narzędzie e-teczce pracowniczej można gromadzić wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem, korespondencję oraz dodatkowe informacje związane z konkretnym pracownikiem, bez ryzyka utraty lub wycieku danych. Całość jest zgodna z aktualnymi wymogami.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej - ile lat?

Od 1 stycznia 2019 roku przepisy nakazują przechowywanie akt pracowniczych przez 10 lat. To ogromna zmiana, ponieważ wcześniej ten obowiązek obejmował okres 50 lat. Nie dotyczy to jednak wszystkich przypadków.

Przechowywanie dokumentów przez okres 50 lat obowiązuje nadal w przypadku pracowników, którzy zostali zatrudnieni przed 1999 rokiem, a akta tych, których zatrudniono w latach 1999-2018 można skrócić do 10 lat, po przekazaniu oświadczenia do ZUS OSW i raportu informacyjnego do ZUS RIA.

Wówczas okres 10-letni rozpocznie się od ostatniego dnia w roku, w którym złożono raport informacyjny do ZUS-u.

Jak obliczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Pierwszym etapem jest ustalenie daty zatrudnienia konkretnego pracownika, gdyż to od niej zależy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jeśli okres przechowywania dokumentów pracownika wynosi 10 lat, wówczas liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym ustał już stosunek pracy, np.: 31 stycznia 2022 roku zakończono współpracę z pracownikiem, wówczas pracodawca ma obowiązek przechowywać jego dokumentację do dnia 31 grudnia 2032 roku.

W przypadku okresu 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej należy go liczyć od dnia, w którym ustał stosunek pracy, czyli umowa została rozwiązana 25 lutego 2020 roku, wówczas zakończenie okresu przechowywania dokumentów pracownika przypada na dzień 25 lutego 2070 roku.

Dokumentacja pracownicza a RODO

Aktualnym obowiązkiem pracodawcy jest gromadzenie danych, które spełniają wymogi RODO, czyli informacji które są niezbędne do celów, do których zostały zebrane. Nie ma potrzeby zbierania innych danych, a wręcz jest to niedozwolone.

Jeśli chodzi o starsze zapisy, które wymagały podawania większej ilości informacji, to pracodawcy nie muszą gromadzić danych osobowych pracownika, które zostały zebrane według starych przepisów, takich jak np.: dane dot. rodziców pracownika, ale jeśli są w posiadaniu takich informacji, nie muszą ich usuwać.

Co zrobić po upływie okresu przechowywania dokumentów pracownika?

W przypadku, gdy okres niezbędny do przechowywania dokumentacji pracowniczej upłynął, były pracownik może odebrać swoją dokumentację od pracodawcy w czasie miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu.

Do momentu upłynięcia tego czasu nie wolno niszczyć dokumentacji pracowniczej.

Dopiero po upłynięciu wyżej opisanego miesiąca pracodawca będzie mógł zniszczyć dokumentację pracowniczą, ale wyłącznie w taki sposób, który uniemożliwia odtworzenie jej treści. Przysługuje mu na to okres 12 miesięcy.

Rozwiązania do kompleksowej obsługi dokumentacji pracowniczej oraz obiegu dokumentów i spraw firmowych od prawie 20 lat dostarcza firma Primesoft.