Umawiasz się na konkretną godzinę, a czekasz w kolejce

Do naszej redakcji wpłynął kolejny mail dotyczący obsługi klientów w Wydziale Komunikacji i Transportu Starostwa Powiatowego w Wodzisławiu Śl. Tym razem chodzi o sens telefonicznego umawiania godziny rejestracji pojazdu. – Niedawno miałem do zarejestrowania samochód. Żeby było szybko i komfortowo umówiłem się telefonicznie na dany dzień i godzinę. Znając panujące tam zasady, czyli sprawdzanie kompletności dokumentów, pojechałem tam z 20 min. wyprzedzeniem. Pani po skontrolowaniu mojej dokumentacji stwierdziła, że jeszcze za wcześnie i mam się zgłosić za 10 min. Podszedłem według wskazówek, odebrałem numerek i... siedziałem w kolejce i patrzyłem na uciekające minuty czekając na swój numer. Wyświetlił się 28 min. po umówionym telefonicznie czasie. Proszę mi powiedzieć, jaki jest sens wcześniejszej rejestracji i umawiania godziny skoro i tak to nie funkcjonuje? Dodam, że pan obok czekał jeszcze dłużej – napisał do nas czytelnik, który chce pozostać anonimowy.

Traktowani priorytetowo

Starostwo odpowiada, że system kolejkowy działający w Wydziale Komunikacji i Transportu w istotny sposób wspomaga i porządkuje obsługę klientów. Codziennie w sprawach związanych z uprawnieniami do kierowania pojazdami, rejestracją czy wyrejestrowaniem pojazdów urząd obsługuje około 300 osób. Szczyt odwiedzin przypada na poniedziałek w godzinach porannych oraz w czwartek w godzinach popołudniowych. – Wtedy wizyta w wydziale komunikacji może się wiązać z dłuższym oczekiwaniem na załatwienie sprawy. W celu uniknięcia kolejki w sprawach rejestracji pojazdu wprowadzono możliwość umówienia się na wizytę przez telefon lub stronę internetową starostwa. Klienci umówieni traktowani są priorytetowo i obsługiwani na wydzielonych stanowiskach przed osobami oczekującymi w bieżącej kolejce. Ustalona godzina wizyty jest terminem w jakim należy się zgłosić do punktu informacyjnego wydziału, gdzie pracownicy pomogą przygotować dokumenty i udzielą niezbędnych informacji o sposobie załatwienia sprawy – podkreśla Arkadiusz Łuszczak, naczelnik wydziału.

Godzina zgłoszenia, godzina obsłużenia

Po wypisaniu wniosku, skopiowaniu dokumentów i dokonaniu niezbędnych opłat klient otrzymuje bilecik, który umożliwi załatwienie sprawy. – Nie ma zatem konieczności przybywania szybciej do wydziału. Umawiając wizytę urząd podaje wyłącznie godzinę, w której klient powinien się zgłosić do punktu informacyjnego. Godzina, w której klient zostanie obsłużony na sali obsługi, jest trudna do przewidzenia, zależy zarówno od niego samego ze względu na różny czas w jakim poszczególne osoby wypełniają druki i dokonują opłat w punkcie bankowym, jak i od bieżącej sytuacji wynikającej z liczby pracowników i indywidualnego charakteru spraw. W sporadycznych przypadkach może się zatem zdarzyć, że umówiony klient będzie także musiał kilka minut zaczekać. Niemniej jednak pracownicy wydziału dokładają starań by czas oczekiwania klientów był jak najkrótszy, a dostępne stanowiska obsługi były wykorzystywane w sposób optymalny – zaznacza naczelnik. Dodaje, że w tym celu kolejki i procesy obsługi są na bieżąco monitorowane i optymalizowane przez kierownictwo wydziału i referatu.

(mak)