Kontrola PIP - na co musi się przygotować pracodawca?

Kogo może skontrolować Państwowa Inspekcja Pracy?

Chcąc przedstawić to, w jaki sposób pracodawca może przygotować się do kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy warto wyjaśnić najpierw to, kogo organ ten może kontrolować. Otóż zgodnie z art. 13. Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy kontroli mogą podlegać instytucje i przedsiębiorcy, którzy:

• zatrudniają minimum jednego pracownika na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej (o dzieło, zlecenie) albo współpracują na zasadach B2B z osobą fizyczną,
• powinni stosować się do zasad dotyczących zakazu handlu w niedziele i święta,
• oferują usługi pośrednictwa pracy, pracy tymczasowej, poradnictwa zawodowego (głównie agencje pracy) itp.

W praktyce zatem kontrola z PIP może zostać przeprowadzona zarówno u przedsiębiorcy będącego pracodawcą, jak i dotyczyć podmiotu, który zleca usługi w ramach umów B2B.

Kontrola PIP - kiedy jest przeprowadzana?

W jakich sytuacjach przedsiębiorcy mogą spodziewać się kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy? Otóż z reguły są one przeprowadzane w odpowiedzi na skargę byłego lub obecnego pracownika firmy. Należy pamiętać jednak o tym, że Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo do przeprowadzenia kontroli w firmie bez skargi. Może być to zarówno działanie prewencyjne, jak i motywujące do przestrzegania obowiązujących przepisów. W praktyce kontrole PIP przeprowadzane są zazwyczaj w przedsiębiorstwach, które działają w branżach charakteryzujących się wysokim poziomem ryzyka łamania przepisów, np. w firmach budowlanych. W tym miejscu należy wspomnieć także o tym, że PIP to organ, który jest uprawniony zarówno do przeprowadzania zapowiedzianych, jak i niezapowiedzianych kontroli. Te drugie mają na celu zweryfikowanie stanu faktycznego, czyli np. prawidłowości zatrudnienia.

Co podlega kontroli PIP?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może dotyczyć wielu obszarów działania firmy. Z reguły sprawdza się wówczas przede wszystkim:

• warunki pracy oraz przestrzeganie przepisów BHP w firmie - m.in. to czy pracownicy posiadają odpowiednie szkolenia BHP i są wyposażeni we właściwe środki ochrony indywidualnej;
• prawidłowość zatrudnienia - czyli przede wszystkim to, czy pracownicy posiadają odpowiednie umowy;
• wynagrodzenia oraz przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy - m.in. terminowość wypłat czy prawidłowe rozliczanie nadgodzin;
• przypadki dyskryminacji i mobbingu - co obejmuje nie tylko ich występowanie, ale również istnienie procedur, które mają im przeciwdziałać.

W jaki sposób przygotować się do kontroli PIP?

Jak już wspomniano, kontrola PIP może być zarówno zapowiedziana, jak i niezapowiedziana. W jaki zatem się do niej przygotować? Otóż istotne jest przede wszystkim to, by firma działała zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, co ograniczy ryzyko znalezienia przez inspektorów jakichkolwiek uchybień. Ważne jest oczywiście także to, by posiadać aktualne dokumenty dotyczące nie tylko czynności BHP, ale również kwestii zatrudniania pracowników. Ich przygotowanie i wydruk umożliwia oprogramowanie do kadr, dzięki któremu cała dokumentacja jest prowadzona na bieżąco. Istotne jest także to, by współpracować z kontrolerem, ponieważ udostępnianie mu odpowiedniej dokumentacji to nie tylko obowiązek, ale również podejście, które pozwala usprawnić czynności kontrole. Warto bowiem pamiętać o tym, że kontrola z PIP może trwać zarówno kilka godzin, jak i nawet kilka tygodni, a czas ten uzależniony jest przede wszystkim od jej zakresu oraz celu przeprowadzania.

Podsumowując należy stwierdzić, że każdy pracodawca powinien być gotowy na kontrolę z Państwowej Inspekcji Pracy. Istotne jest zatem to, by przestrzegać wszystkich obowiązujących procedur, a w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości możliwiej najszybciej wdrożyć działania naprawcze.