Jak zoptymalizować zarządzanie dokumentami finansowymi? Poznaj zalety korzystania z elektronicznego obiegu faktur

Czym jest elektroniczny obieg faktur?

Zmiany w prawie, które miały miejsce na przestrzeni ostatnich kilku lat, sprawiły, że faktury elektroniczne są traktowane na równi z ich papierowymi odpowiednikami. Firmy mogą więc bez obaw wystawiać, wysyłać i przechowywać takie dokumenty. Warto pamiętać, że e-faktury muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, które są obecne na ich papierowych odpowiednikach (poza pieczątką i podpisem wystawcy). Dokumenty takie będą wtedy w pełni akceptowalne przez administrację skarbową. Wiele przedsiębiorstw już dziś korzysta z możliwości, jakie oferuje cyfryzacja i obserwuje zalety wdrożenia elektronicznego obiegu faktur. Jakie korzyści tego rozwiązania są najbardziej odczuwalne dla przedsiębiorstw?

Elektroniczny obieg faktur – korzyści

Warto na początku zauważyć, że w przypadku rozwiązania, jakim jest elektroniczny obieg faktur, zalety będą odczuwały zarówno małe, średnie, jak i duże firmy. Korzyści będą widoczne także bez względu na branżę danej organizacji.

Największe zalety korzystania z elektronicznego obiegu faktur są związane z optymalizacją całego procesu. Dużo sprawniej odbywa się zarówno weryfikacja i zatwierdzanie dokumentów finansowych, jak również ich wysyłka. Oszczędność czasu jest też związana z brakiem konieczności drukowania i wysyłania papierowych faktur. Wszystko to przekłada się na wzrost wydajności pracy – pracownicy nie muszą bowiem zajmować się czynnościami, które zostaną zautomatyzowane i mogą przeznaczyć czas na wykonywanie innych obowiązków.

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur zapewni jednak nie tylko oszczędność czasu, ale również pieniędzy. Nie będzie bowiem konieczne przeznaczanie budżetu na sprzęt i środki potrzebne do drukowania i wysyłania dokumentów.

Warto także zauważyć, że w przypadku przejścia na elektroniczny obieg faktur, korzyści będą widoczne także w kwestiach takich jak redukcja błędów i ochrona danych. Automatyzacja procesów i zastosowanie rozwiązań takich jak OCR sprawi, że niektóre pomyłki nie będą mogły się przydarzyć, inne natomiast będzie znacznie łatwiej wykryć. Dzięki możliwości nadawania dostępu do dokumentów odpowiednim osobom, wszystkie dane będą lepiej chronione. Elektroniczne faktury w przeciwieństwie do ich papierowych odpowiedników nie zostaną także zniszczone lub zgubione. Dodatkowo dzięki temu, że odpowiedni system pozwala na lepsze monitorowanie terminów płatności, firma poprawi swoje relacje z kontrahentami.

Po jakim czasie widoczne będą zalety wdrożenia elektronicznego obiegu faktur?

Część z benefitów, które firma odniesie dzięki korzystaniu z elektronicznego obiegu faktur, będzie widoczna natychmiastowo. Aby jednak jak najszybciej uzyskać zamierzony efekt konieczne jest wybranie odpowiedniego systemu workflow, który usprawni zarządzanie dokumentami finansowymi i ich przetwarzanie. Powinien on dawać możliwość wprowadzenia modyfikacji, które dostosują go do specyfiki przedsiębiorstwa, a także pozwalać na integrację z innymi narzędziami. Właściwy, prosty w obsłudze system workflow, który będzie można łatwo rozbudować, umożliwi szybkie wdrożenie się pracowników, dzięki czemu firma będzie mogła nadal się rozwijać.