Urzędowy system obiegu dokumentów do poprawy? Radny: mam prośbę

Przez urzędy gmin, miast, powiatów i województw przepływa duża liczba zarówno informacji dotyczących organu administracji, jak pism petentów chcących załatwić w urzędach różnego rodzaju sprawy. Sprawne wydawanie decyzji i postanowień zależy w dużej mierze od organizacji pracy urzędu, a szczególnie od właściwego obiegu dokumentów. W trakcie jednego z ostatnich wspólnych posiedzeń marklowickich komisji omawiano właśnie tę kwestię.

Zamiast do radnych, pisma trafiły do urzędników

Nie przez przypadek w obradach radnych pojawiła się ta sprawa. Zeszłego roku grupa mieszkańców Marklowic zwróciła się na piśmie do radnych, szczególnie tych należących do komisji społecznej. Pismo do nich jednak nie dotarło. Przewodnicząca rady Krystyna Klocek na etapie weryfikacji pisma zdecydowała, aby trafiło ono bezpośrednio do odpowiednich urzędników. Pani przewodnicząca tłumaczyła wówczas, że chciała, aby mieszkańcy otrzymali odpowiedź w swojej sprawie jak najwcześniej. Część radnych widziała jednak sprawę zgoła inaczej, zarzucając jej nadużycie kompetencji i pozbawienia radnych decyzyjności. Sprawę opisywaliśmy w artykule pn. Jak przewodnicząca Klocek ukrywała przed radnymi problemy mieszkańców.

Paraliż obiegu dokumentów

W trakcie obrad głos zabrała urzędowa radczyni prawna Adrianna Tatarczyk-Makówka. Zwróciła uwagę, że do urzędu wpływają różnego typu pisma. Zauważyła także, że jeżeli przewodnicząca radny nie miałaby możliwości wstępnej ich dekretacja, to proces obiegu dokumentu uległby paraliżowi. - Proszę sobie wyobrazić taką sytuację. Petent zgłasza pisemnie potrzebę wydania dowodu osobistego. Pismo opacznie adresuje do rady. Wówczas musiałoby ono trafić najpierw na komisje, potem na sesje i dopiero wtedy uchwałą zostałoby skierowane do wójta - mówiła. - Czas realizacji prośby petenta byłyby bardzo długi - dodała. Zaznaczyła, że całkowicie zgodnym z obowiązującymi przepisami jest zwyczaj, że wstępną dekretację pism trafiających do rady prowadzi jej przewodniczący. - Tak dzieje się m.in. w Wodzisławiu Śl. - podkreśliła.

Poprawiona organizacja praca

Po zeszłorocznym incydencie w marklowickim urzędzie przyjęto schemat, że wszystkie pisma, które adresowane są do rady gminy, są każdemu radnemu przekazywane elektronicznie. Tak, aby mieli możliwość zapoznania się z nimi. - W międzyczasie są one do odpowiednich osób kierowane i rozpatrywane zgodnie z kompetencjami - mówiła przewodnicząca Klocek. - Jeżeli odpowiada wam taki system, to zostaniemy przy nim - dodała zwracając się do radnych. Podkreśliła, że jeżeli nie są oni zadowoleni z takiego obiegu dokumentów, to mogą zacząć pracować w sposób, który pozbawia ją możliwości wstępnej dekretacji. - Moim zdaniem jest to absurdalne rozwiązanie, ale jeżeli taka będzie wasza wola, to tak będziemy działać - dodała.

Akceptacja radnych

Radni nie mieli jednak przeciwwskazań do obecnego schematu obiegu dokumentów. Żaden też nie zgłosił sprzeciwu, by pani przewodnicząca rozdzielała pisma trafiające do rady tak jak w ostatnim czasie. - Mam jednak prośbę - zaczął zabierając głos radny Piotr Pękała. - Żeby przy rozdziale pism naprawdę solidnie i rzeczowo do nich podejść. Żeby sytuacja taka, jaka miała w zeszłym roku już się nie powtórzyła - dodał. Przewodnicząca Klocek przyjęła prośbę Piotra Pękały. Na tym dyskusję zakończono.