Dlaczego warto organizować eventy online? 

Co przemawia za organizacją eventów online?

Przede wszystkim niepewność, jaką wciąż zawdzięczamy kolejnym falom i mutacjom koronawirusa. Wiemy już, że różne warianty choroby, na czele z Deltą, mogą być też przenoszone przez osoby zaszczepione oraz takie, które już przeszły infekcję. 

W Polsce wciąż mamy niewysoki odsetek osób zaszczepionych. Szacuje się, że z tej formy zabezpieczenia się przed COVID-19 skorzystało niespełna 54% Polaków. Efekty są widoczne gołym okiem: mimo tego, że szczyt czwartej fali przewidywany jest dopiero na grudzień, to już teraz mamy znaczną ilość zgonów oraz zajętych łóżek szpitalnych i respiratorów. 

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że organizacja eventu online w takim scenariuszu jest niemożliwa. Z jednej strony, rząd wciąż nie wprowadził obostrzeń, jednak kluczowym czynnikiem jest czynnik świadomości społecznej. Duży event organizowany w tradycyjnej formie po prostu mógłby nie przyciągnąć tłumów, czyli organizator poniósłby porażkę: albo finansową, albo wizerunkową. 

Eventy online jako sposób na oszczędności?

-Kiedyś pochodzący z innego kontynentu mówca musiałby poświęcić na wystąpienie co najmniej trzy dni. Dziś wystarczą trzy godziny. Zniknęły też koszty związane z organizacją sali oraz noclegów dla uczestników. Paradoksalnie, te koszty ustąpiły miejsca kilku nowym: trzeba zapłacić za studio, ekipę pracowników, dźwiękowców i obsługę kamer — mówi Maciej Kautz, zawodowy konferansjer online, który prowadzi m.in. eventy i panele dyskusyjne. 

Podczas eventów czy paneli organizowanych przez internet bardzo dużo mogą zyskać użytkownicy. W tradycyjnym modelu, jeśli nie udało się nam dotrzeć na wydarzenie na czas, to po prostu musieliśmy spisać je na straty. W erze cyfryzacji nic nie stoi na przeszkodzie, by profesjonalnie przygotowany materiał umieścić na przykład na YouTube lub udostępnić jako darmowy bonus dla subskrybentów firmowego newslettera. 

Długie wystąpienia można nawet dzielić na „odcinki” i udostępniać stopniowo, na przykład według klucza prelegentów lub poruszanych zagadnień. To ogromny atut dla wszystkich stron: klienci mogą skupić się tylko na tych tematach, które są dla nich kluczowe, a organizator przez dłuższy czas może budować zainteresowanie wokół takiego wydarzenia, które zorganizował w sieci.

Jak uatrakcyjnić eventy online?

To rynek, który stale ewoluuje. Metody, które działały na widza kilka lat temu, mogą już nie zapewnić zadowalających rezultatów. Dzięki wsparciu profesjonalisty, który wspiera nas w organizacji eventu online,  można na przykład pokusić się o wstawki, które przykują uwagę odbiorców. Może to być videocall z ważnym prelegentem, który właśnie dojeżdża do studia nagraniowego. 

Coraz częściej zdarza się też, że głos oddawany jest widzom. To świetny pomysł dla tych instytucji, które chcą przełamać standardowy monolog mówców i dodać do wydarzenia na przykład sekcję Q&A. Taka dodatkowa aktywizacja odbiorców pomaga też zwiększyć zasięgi oraz dłużej utrzymać uwagę widzów.

Świetnym pomysłem jest też przerywanie poszczególnych bloków tematycznych prostymi quizami, które będą składać się na przykład z trzech pytań poświęconych zagadnieniu, które właśnie było omawiane. Zwycięzca, który odpowie najszybciej, otrzyma zestaw gadżetów ufundowany przez prelegenta. 

Odbiór eventów online

Pomimo tego, że korzystają na nich wszystkie strony, nie brakuje sceptyków, którzy sentymentalnie podchodzą do tradycyjnych spotkań organizowanych w eleganckich centrach konferencyjnych. Eventy online są w swojej formie na tyle uniwersalne, że pozwalają też „puścić oczko” do tych osób.

Wystarczy, że w czasie przerwy między prelekcjami zaprosimy uczestników na wirtualną kawę, czyli damy im możliwość przejścia do prywatnych grup, gdzie możliwa będzie zarówno komunikacja tekstowa, jak i wideo. Kompleksowo przygotowany event na pewno będzie wielkim sukcesem i pozytywnie wpłynie na siłę naszego brandu.