Służbowa korespondencja w prywatnych skrzynkach pocztowych. NIK zapowiada kontrole w całym kraju

Wiele do poprawy

Do tej pory NIK skontrolowała 12 jednostek samorządu terytorialnego w woj. podlaskim. W efekcie, jak czytamy w podsumowaniu, wykazano wieloletnie zaniedbania dotyczące ochrony danych osobowych, nieświadomość zagrożeń, brak jednoznacznych wytycznych, używanie domen publicznych bez stosownych umów gwarantujący bezpieczeństwo. To wszystko, w ocenie NIK sprawia, że podstawowe elementy systemu ochrony danych osobowych w jednostkach samorządowych były nieskuteczne.

W rezultacie kontroli prowadzonych przez inspektorów NIK wyeliminowano korzystanie (niekiedy kilkunastoletnie) z adresów mailowych utworzonych w domenach komercyjnych bez zawarcia wymaganych rozporządzeniem RODO umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Analiza szczegółowa wykazała, że w skrzynkach e-mailowych w sposób nieprawidłowy przetwarzano takie rodzaje danych jak: dane osobowe osób fizycznych (imiona, nazwiska, adresy, numery PESEL, numery telefonów), dane o ich stanie zdrowia (m.in. wyniki badań lekarskich), dane o korzystaniu ze świadczeń opieki społecznej, dane o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia oraz dane o sytuacji rodzinnej (m.in. opisy diagnoz w poradniach psychologiczno-pedagogicznych). Usunięto ponad 1,3 tys. dokumentów z Biuletynów Informacji Publicznej – były to oświadczenia majątkowe, których okres publikacji wynosi sześć lat, a niektóre z nich dotyczyły roku 2002. Ponadto w siedmiu samorządach zmieniono zasady transmitowania i publikowania posiedzeń organów stanowiących. Pierwotnie były transmitowane na niezabezpieczonych portalach społecznościowych.

Z analizy wynika, że 43% placówek oświatowych, 32% publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz 28% ośrodków pomocy społecznej na co dzień wykorzystuje główne adresy mailowe w domenach komercyjnych np. wp.pl, poczta.onet.pl, gmail.com.

Ryzyka stwierdzono również w przypadku ośrodków kultury, bibliotek, powiatowych inspektorów nadzoru budowlanego, powiatowych stacji sanitarno-epidemiologicznych, domów pomocy społecznej, powiatowych centrów pomocy rodzinie, przychodni psychologiczno-pedagogicznych, centrów usług wspólnych i innych.

Najwyższa Izba Kontroli szacuje, że skala nieprawidłowości może dotyczyć kilkunastu tysięcy publicznych instytucji oraz kilkudziesięciu tysięcy adresów mailowych, które nie powinny być wykorzystywane do celów służbowych. Wskazuje to na ryzyko, że dziennie na takie adresy mailowe może wpływać tysiące wiadomości, w tym część z nich zawierających dane osobowe szczególnie chronione. Stąd też postępowanie kontrolne rozszerzone zostanie na wszystkie jednostki samorządowe w kraju. Ma ono wyeliminować nieprawidłowości i zagwarantować pozytywne zmiany w usługach publicznych, w całym sektorze samorządowym. Znamienne jest, że niejednokrotnie jednostki samorządowe na nieodpowiednio zabezpieczone adresy mailowe otrzymywały wiadomości z ministerstw, organów nadzoru oraz instytucji nadrzędnych, co wskazuje na powszechną niską świadomość o stosowaniu bezpiecznych narzędzi i instrumentów w sposób odpowiedni zabezpieczających dane osobowe obywateli.

Pod lupą także sądy

Oprócz jednostek samorządowych Najwyższa Izba Kontroli prowadzi rozpoznanie dotyczące innych branż i resortów. Dane uzyskane z dziewięciu sądów apelacyjnych wskazują, że problem może dotyczyć korespondowania za pośrednictwem poczty elektronicznej z biegłymi sądowymi, którzy podają adresy mailowe znajdujące się na bezpłatnych domenach komercyjnych, co może świadczyć o dużym ryzyku, że nie zawarli oni umowy przetwarzania danych osobowych z właścicielem domeny, podobny problem dotyczyć może też tłumaczy przysięgłych, ławników, mediatorów i kuratorów sądowych.

Komunikacja służbowa powinna odbywać się za pomocą dedykowanej do tego skrzynki mailowej. Korzystanie z prywatnej skrzynki pocztowej w celach służbowych nie należy do dobrych praktyk bezpieczeństwa.

Najwyższa Izba Kontroli zdiagnozowała systemowy charakter nieprawidłowości w dziedzinie ochrony i przetwarzania danych, w tym danych osobowych w jednostkach samorządowych. Dlatego kontrola będzie rozszerzona o wszystkie jednostki samorządu terytorialnego w Polsce.