W urzędach problemy, bo zabrakło przepisów

Jeszcze w lutym ubiegłego roku nowelizacja ustawy o archiwach państwowych zniosła tzw. instrukcję kancelaryjną, czyli rozporządzenie prezesa rady ministrów, które precyzowało między innymi jak mają wyglądać teczki spraw, jak mają być oznaczane i wreszcie w jaki sposób powinny być archiwizowane. Od 1 stycznia 2011 roku owe rozporządzenie przestało obowiązywać. Problem w tym, że nie pojawiły się żadne nowe zapisy, które miałyby regulować te kwestie. Co to oznacza? Urzędnicy nie wiedzieli jak mają oznaczać pisma wychodzące czy w jaki sposób gromadzić dokumentację. Długo wyczekiwany przepis pojawił się dopiero 20 stycznia. Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych weszło w życie z mocą wsteczną od 1 stycznia 2011 roku. – Mamy nadzieję, że mieszkańcy tego nie odczują w żaden sposób. To tak naprawdę zmartwienie urzędników. Musimy teraz dostosować miedzy innymi system informatyczny do nowych wymagań. Kiedyś byłoby z tym mniej problemów niż teraz. Dziś obieg dokumentów jest szczegółowo odnotowywany – mówi Tomasz Kaliciak, sekretarz Urzędu Miasta w Raciborzu. W praktyce brak jasnych przepisów mógł utrudniać korespondencję pomiędzy urzędem a np. mieszkańcami. Jeśli rozporządzenie pojawiłoby się później, w przyszłości mogłyby pojawić się kłopoty. Chodzi o pisma oznaczane starym sposobem, które będą trafiać do archiwum. Po kilkudziesięciu latach odnalezienie danej sprawy mogłoby graniczyć z cudem.

 

(acz)