Urząd pęka w szwach

– To problem, który gdzieś tam się pojawia. Nie wspomnę o archiwum, w którym przybywa dokumentacji – wspominał na sesji rady miasta prezydent Piotr Kuczera.

Urząd Miasta Rybnika mieści się obecnie w czterech budynkach. Zatrudnionych jest tam około 400 pracowników, dla których przepisy ogólne BHP określają minimalną powierzchnię biurową przypadającą na jednego pracownika. – Przemieszczanie się pomiędzy budynkami jest uciążliwe dla  mieszkańców, którzy kojarzą urząd z budynkiem przy ul. Bolesława Chrobrego 2 oraz dla pracowników, którzy przenoszą dokumenty pomiędzy budynkami kilkakrotnie w ciągu dnia. Istnieje również niebezpieczeństwo zagubienia czy kradzieży przenoszonych dokumentów – przyznaje Anna Kolenda z biura prasowego UM w Rybniku. Coraz ciaśniej robi się w urzędniczym archiwum.

– Archiwum zakładowe mieści się w 3 budynkach, w których łącznie posiadamy około 2 935 mb półek, z czego wolnych jest tylko ok 800 mb – wylicza urzędniczka. Wejście w życie w 2011 r. nowego jednolitego rzeczowego wykazu akt , stanowiącego podstawę kwalifikacji i klasyfikacji akt w urzędzie, wydłużyło okres przechowywania dokumentacji. Liczba haseł klasyfikacyjnych kategorii B (dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu) uległa zmniejszeniu o połowę, zaś dwukrotnie zwiększono liczbę materiałów archiwalnych (akta kategorii A), które nie mogą zostać zniszczone, a jedynie po 25 latach przekazane do  archiwum państwowego.  – Liczba materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum zakładowego zwiększa się co roku, a ponadto co roku części dokumentacji niearchiwalnej zostaje wydłużony okres przechowywania z uwagi na wartość praktyczną dla urzędu (projekty unijne, dofinansowania). Taki stan rzeczy pozwala stwierdzić, że w przeciągu kilkunastu lat zabraknie nam miejsca na przechowywanie dokumentacji. Podobna sytuacja jest w tzw. „archiwach pomocniczych – wydziałowych”, gdzie w niektórych przypadkach brakuje już wolnego miejsca na półkach – przyznaje Anna Kolenda.

(acz)