W złych projektach brakuje logiki

Szymon Kamczyk. Z czego może wynikać zaskoczenie klubów, które nie dostały dotacji w takiej wysokości jakiej oczekiwały?

Sebastian Garbacz. Wnioski pisane przez kluby sportowe są dość specyficzne. Niestety, bardzo często dotyczą jedynie podstawowej – statutowej oferty danej organizacji. Tworzone projekty najczęściej obejmują obszar działalności atrakcyjny dla członków klubu, jednak niekoniecznie odpowiedni ze względu na ogłoszony przez miasto konkurs. Środki publiczne muszą być wydatkowane na jak najefektywniejsze rozwiązywanie pojawiających się w danym obszarze problemów. O tym miasto powinno rozmawiać i my także mówimy o tym na naszych spotkaniach doradczych. Środki publiczne wydatkowane są na obszary, które corocznie omawiane są w konsultacjach społecznych, a następnie proponowane w rocznych programach współpracy. Tam wskazywane są obszary, które zdaniem miasta wymagają wsparcia, w których występują najbardziej znaczące problemy, pojawiają się patologie. W odpowiedzi na te zapisy mają powstawać projekty, które tę problematyczną sytuację rozwiązują lub minimalizują. Niestety, spora liczba organizacji nie bierze udziału w konsultacjach społecznych, nie przygląda się problemom, a jednocześnie oczekuje, że otrzyma środki na realizację swoich pomysłów, niekoniecznie związanych aktualnymi potrzebami, nie podejmujących wystarczającej interwencji. Brakuje tutaj strategicznego myślenia o celu środków publicznych. Miasto w konkursie zleca organizacjom realizację zadania publicznego, zleca zadanie, które gdyby nie organizacje pozarządowe musiałoby realizować samodzielnie.

Czego w takim razie brakowało we wnioskach?

Żeby napisać dobry projekt, trzeba mieć poprawną diagnozę. To muszą być konkretne informacje o problemie, który chcemy rozwiązać, poparte rzetelnymi danymi. To nie mogą być ogólne informacje w żaden sposób niezweryfikowane. Jeżeli chcemy realizować projekt w obszarze kultury fizycznej rzeczywiście musimy wiedzieć, że np. w danym obszarze miasta młodzież nie ma dostępu do ciekawych zajęć sportowych, występują bariery umożliwiające korzystanie z takiej oferty. Kluby i organizacje nie weryfikują takich sytuacji, przez co nie mogą postawić właściwej diagnozy. Diagnozą nie jest też informacja, że klub ma mniej członków, albo nie może realizować swojej działalności bez dotacji. To dla miasta drugorzędna sprawa, jednak często pojawiająca się w przeglądanych przez nas ofertach. Liczy się rzetelna wiedza o problemie i pomysł, który w najbardziej efektywny sposób odpowiada na potrzeby.

Bardzo ważne jest, aby projekt był ze sobą logicznie powiązany we wszystkich etapach. Były sytuacje, że w diagnozie pojawiała się informacja o młodzieży, która nie ma dostępu do danej oferty, a w działaniach zaplanowane były zawody sportowe seniorów! Taki projekt nie będzie dobrze oceniony, gdyż brakuje w nim projektowej logiki.

Jakieś inne zarzuty?

Częstym jest też nieadekwatność zaplanowanych działań. Organizacja opisuje problemy zdrowia lub dostępu do zajęć sportowych, a w działaniach planuje jedynie wyjazd na tygodniowy obóz sportowy dla 15 osób. Oczywiście w jakimś stopniu obóz taki wpływa na poprawę zdrowia, kondycji fizycznej, dostarcza ciekawej oferty sportowej, jednak koszty jakie należy ponieść w związku z wyjazdem są podobne do kilkumiesięcznej ciekawej oferty klubu skierowanej do 50-60 osób, jednak prowadzonej na miejscu. W takim przypadku należy się zastanowić nad efektami jakie są osiągane dzięki zaangażowaniu środków publicznych. Należy przy tym pamiętać, że dobrze gdy działania są kompleksowe i wpływają na rozwiązanie problemu z różnych stron. Tak jak zróżnicowane są przyczyny sytuacji, tak i nasze działania powinny być zdywersyfikowane.  

Ostatecznie bardzo ważnym punktem każdego projektu są cele i rezultaty, czyli to do czego dążymy. Nie mogą być cele wydumane, ale całkowicie związane z tym co opisujemy części diagnozy. Do osiągnięcia rezultatów organizacja musi się zobowiązać, a temu, kto przekazuje środki umożliwić ich kontrolę. Rezultaty pozwalają sprawdzić, czy, mówiąc wprost, pieniądze nie poszły na marne. Wszystko powinno mierzalne i logicznie powiązane.

Czy w budżetach projektów również zdarzały się „kwiatki”?

Zdarza się, że pozycje budżetu nijak mają się do działań. Z jednej strony piszemy, że chcemy prowadzić treningi, a w budżecie ujęte są wydatki na promocję i to w bardzo wysokich pulach. Budżet musi wynikać z działań. Wydatki muszą być możliwe do uzasadnienia w kontekście celów. Często na działania mało merytoryczne są ujęte bardzo wysokie środki pieniężne. Zdarzały się zapisy w których organizacja chcąc pozyskać 200 tys. zł na realizację swoich działań w danym roku, prawie wszystko planuje na wspomniany już obóz sportowy. Niestety, w wielu przypadkach mija się to z określonym celem i możliwym do osiągnięcia oczekiwanym efektem. Często w budżetach znajdują się również pozycje, które nie są opisane w treści oferty. Oceniający nie ma obowiązku doszukiwać się i zastanawiać w jakim celu wydatek został wpisany. Obowiązkiem oferenta jest utworzyć wniosek na tyle czytelny aby wszystkie elementy były w nim zrozumiałe.

Czy organizacje sportowe mogą szukać wsparcia w CRIS?

Oczywiście. Odkąd CRIS istnieje, pomaga organizacjom pozyskiwać środki zewnętrzne, nie tylko z budżetu gminy, ale także np. środki unijne czy ministerialne. Z częścią klubów sportowych mamy stały kontakt i współpracowaliśmy już wcześniej. Pojawiły się też organizacje, które przyszły do nas już po ogłoszeniu wyników pierwszego naboru środków w ramach konkursu z zakresu kultury fizycznej. Te projekty musiały być przemodelowane.

Osoby, które z nami stale współpracują rozumieją w jaki sposób trzeba konstruować projekt i są przygotowane do aplikowania nie tylko o środki miejskie, ale też z funduszy wojewódzkich czy unijnych. Pomagamy w różnym zakresie od spraw związanych z zarządzaniem organizacjami do kwestii specjalistycznych jak sprawy księgowe lub prawne. Serdecznie zapraszamy do nas organizacje, bo cały czas prowadzimy bezpłatne konsultacje i szkolenia w zakresie pozyskiwania środków. To, co zrobiło miasto z oceną ofert jest rzeczą radykalną, ale konieczną. Jeżeli zależy nam aby działania prowadzone w naszych dzielnicach miały coraz lepsze rezultaty, organizacje, które tam działają powinny nauczyć się tworzyć dobre oferty i sięgać po fundusze nie tylko z miasta.

Dziękuję za rozmowę.

Dziękuję i zapraszam do nas organizacje pozarządowe, szczególnie te sportowe, które często posiadają ofertę ciekawych zajęć o wysokim potencjale, często potencjale biznesowym.